Tipps und Tricks

Hier finden Sie Anwendertipps und Tricks rund um das Arbeiten am Computer.

Die Tipps beziehen sich auf verschiedene Bereiche der Arbeit am PC oder im Internet und werden in Abständen (ca. monatlich) immer wieder um neue Themen aktualisiert. Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen beim Lesen und Ausprobieren.

DIN 5008 aktualisiert

Norm-Briefe erleichtern die Orientierung in der Korrespondenz – aber wenn wir die Briefe und E-Mails anschauen, die wir erhalten (und schreiben), finden wir eine bunte Mischung von Briefköpfen, Anreden, Betreffs aus drei Jahrzehnten. Auch die aktuelle Überarbeitung der DIN 5008 (aus dem Jahr 2020) wird in der Regel nur teilweise umgesetzt. Drei kleine Tipps dazu hier – und zum Thema „Briefe“ ein Workshop in der FCS, um Sie wieder fit zu machen:

Das Dritte Geschlecht
Seit Ende 2018 ist ein drittes Geschlecht rechtlich anerkannt. Möchten Sie vorsichtshalber alle drei Geschlechtskategorien korrekt ansprechen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
► Sehr geehrtes Vertriebsteam,
► Sehr geehrter Kundenservice,
► Sehr geehrte Führungskräfte,
► Sehr geehrte Beschäftigte,
► Sehr geehrte Tagungsteilnehmende,
► Sehr geehrtes Kollegium,
Lassen Sie Ihre Fantasie spielen!
Dazu können Sie jederzeit mit „Gendersternchen“ oder „Gendergap“ arbeiten: „Unsere Referent*innen“ oder „Ihre Mitarbeiter_innen“ – aber bitte einheitlich.

Professionelle E-Mails
► Ein Thema pro E-Mail:
Haben Sie mehrere Anliegen, so ist es korrekt, daraus mehrere E-Mails, auch am selben Tag, zu machen. Damit wird der Betreff jeweils konkreter und das Antworten einfacher, da die Empfänger*innen die Anliegen einzeln bearbeiten können.
► Signatur:
Die Signatur einer geschäftlichen E-Mail muss die Ansprüche des Briefverkehrs erfüllen. Sie muss die E-Mail- oder Internet-Adresse enthalten sowie gesetzlich vorgeschriebene Angaben nach HGB, GmbHG bzw. AktG.
► Emojis 😊 nutzen:
Emojis sind nur sparsam und nicht bei einem Erstkontakt einzusetzen. Und: Sie ersetzen keine Satzzeichen.
► @ im Text verwenden:
Bei E-Mails an mehrere Empfänger*innen dürfen Sie zur Vereinfachung der Ansprache einzelner Personen im Textverlauf die Form @Name nutzen.

Das Anschriftenfeld im Brief
Für die Gestaltung des Anschriftenfeldes gibt es nur noch eine Variante. Die Zusatz- und
Vermerkzone mit Rücksendeangabe wird integriert:
► Absender (8 Pt.), dann Vermerkzone, dann Adresse.
Der Infoblock ist nach rechts gewandert. Hier ein Beispiel, in der Bearbeitung mit MS Word:
DIN 5008 Anschriftenfeld
Akademische Titel gehören vor den Namen. Bei Adressierung an mehrere Personen ist jede in einer Zeile zu nennen. Und: Es heißt noch immer „Herrn“, denn es wird „an den Herrn“ geschickt. Füllsel wie „an die“, „z. H.“ sind im Anschriftenfeld aber überflüssig.

(Quelle: https://nss.wirtschaftswissen.de/reward/die-neue-din5008_compressed-1_compressed.pdf)

Gerade beim Anschriftenfeld gibt es (fast) so viele Varianten – und damit auch Fragen – wie es Empfänger*innen gibt. Stellen Sie Ihre Fragen in einem unserer Workshops:

Word: DIN-Norm 5008 richtig nutzen

SpecDIN-01-22 am Montag, 23.05.2022, 18:00 – 21:00
SpecDIN-02-22 am Freitag, 24.06.2022, 09:00 – 12:00

Jeweils als Moderiertes Web-Seminar, Preis 114,00 EUR

Als kleinen Vorgeschmack hier ein Lernvideo der FCS (entstanden für das Projekt power_m):
https://youtu.be/2Y9Aj_2oYBs

In der Regel bietet mein E-Mail-Provider an, das Postfach zu meiner E-Mail-Adresse in meinem Abrufprogramm entweder gemäß POP3 oder IMAP einzurichten. Was bedeutet das?

Rufe ich E-Mails via POP3 (Post Office Protocol) ab, dann werden alle E-Mails vom Server heruntergeladen und anschließend dort gelöscht. Verwalten, sortieren, einordnen erledige ich lokal auf meinem Rechner. Auf einem (!) Rechner. Wenn ich anschließend unterwegs mit meinem Tablet oder Smartphone arbeite, sehe ich sie dort nicht. Meistens kann ich zwar das Postfach so einstellen, dass nach dem Abruf die E-Mails noch eine Weile auf dem Server bleiben, so dass ich sie unterwegs auch abrufen kann. Aber dann bastele ich mir ein klassisches Redundanzproblem: Die E‑Mails liegen auf mehreren Geräten, jeweils eine Kopie davon, und wenn ich sie auf dem einen Gerät in einen Ordner verschiebe, liegen sie auf dem anderen doch im Posteingang. Und möglicherweise noch markiert als „ungelesen“. Auch Entwürfe, Gesendete Objekte, alle meine E-Mail-Ordner – sie sind stets lokal auf einem Gerät.

Richte ich mein Postfach nach IMAP  (Internet Message Access Protocol) ein, bleiben alle E‑Mails auf dem Server des E-Mail-Anbieters gespeichert. Ich öffne nur – von jedem beliebigen meiner Geräte aus – ein Fenster dorthin und lasse sie mir anzeigen. Lege ich mir E-Mail-Ordner an, nutzen auch diese Platz auf dem Server, und ich habe von allen meinen Geräten Zugriff auf die E‑Mails und meine Ordner. Lese, verschiebe oder lösche ich einzelne, so sehe ich das auf allen anderen Geräten in gleicher Weise.

Zwei Anmerkungen:

Da IMAP-Postfächer erheblich mehr Speicherplatz beim E-Mail-Anbieter kosten, kann es möglich sein, dass bei einem Anbieter nur ein POP3-Abruf möglich ist.

Und da ist dann noch ein Zauberwort, das hier zur Abrundung nicht fehlen sollte: Per SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) versende ich E-Mails.

 

Falls Sie für Ihre E-Mails Outlook beherrschen sollten — den Einstieg bekommen Sie z. B. hier:

OUT1-05-22 Outlook Modul 1 192,00 EUR
Mittwoch 20.04.2022, 09:00 – 16:00 Raum 1 Präsenzkurs

zur  Kursanmeldung

… Heilmittel in der Dateiverwaltung

Ordner anlegen können Sie, Unterordner auch. Aber trotzdem laufen die Dinger immer mal so voll, dass Sie den Überblick verlieren. Im Ordnerfenster auf den Spaltentitel „Name“ klicken, das sortiert nach Namen – aber es sind 100 Dateien … Auf „Änderungsdatum“ klicken, sortiert nach Datum, abwechselnd vor- und rückwärts – aber wann entstand noch mal die Datei, die Sie suchen? Doch da ist noch eine dritte Variante. Weiterlesen…

Sie werden immer geschickter, die „Phishing“-Fachleute, und der aktuelle Trend ist eine fette, bunte Schaltfläche mit „>Klicken Sie hier, um Ihr Konto in Ordnung zu bringen“. Sparkassen, Provider, Shops, alle scheinen da meine Unterstützung zu brauchen. Wir haben dafür ein hübsches Beispiel herausgesucht: Weiterlesen…

In einer Bewerbung für einen neuen Job übermitteln Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten, z. B. Name und Kontaktdaten, Stationen der beruflichen Aus- und Weiterbildung und Details aus dem bisherigen Arbeitsleben (Arbeitgeber, Tätigkeiten, Arbeitsorte, Bewertung der Arbeit).

Diese weitergebenen personenbezogenen Daten sind sensibel und unterliegen damit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dazu sollten Sie folgendes wissen: Weiterlesen…

… mit den Business-Netzwerken XING und LinkedIn

Im Wort „Bewerbung“ steckt das Wort „Werbung“ und das bedeutet, dass Sie Werbung zu Ihrer Person machen. Sie möchten Aufmerksamkeit für sich selbst, Ihre Kompetenzen und Ihr Anliegen generieren. Das geht am besten mit informativen und aussagekräftigen Unterlagen. Das bedeutet auch, dass Sie zahlreiche Daten zu Ihrer Person preisgeben: Weiterlesen…

Wie sieht denn Ihr Desktop aus? Ganz neu und ganz leer? Oder aber: schönes Foto? Oder 100 Icons? Und wenn letzteres, dann schauen Sie mal hier – erkennen Sie den Unterschied:

Verknüpfung und Datei

Das rechte Icon besagt, dass die Excel-Datei Projektstunden_21 auf dem Desktop gespeichert ist – also quasi auf Ihrem Schreibtisch herumliegt. Weiterlesen…

Aha. Ah ja? Was ist das eigentlich? Kann ich das auch?

Das ZIP-Format ist ein Datencontainer, in dem Dateien oder ganze Ordnerpfade gespeichert und auch einzeln extrahiert (herausgenommen) werden können. Dabei werden alle Bytes (=achtstellige 0-1-Zeichencodierung) häufigkeitsabhängig in kürzere, variabel lange Codes gewandelt – dadurch wird das Ergebnis, nennen wir es den ZIP-Container, deutlich kleiner als die Einzeldateien, ist also komprimiert. Auch eine Verschlüsselung der ZIP-Container mit einem Passwort ist möglich.

Beispiel: Weiterlesen…

Sie möchten in Ihrem Word-Dokument den Dateipfad, also Speicherordner und Dateiname immer mit ausdrucken, einmal in der Fußzeile, ein anderes Mal im Fließtext, aber es sind einfach zu viele Klicks? Einfügen, Schnellbausteine, etc. etc. …

Nun, der Dateipfad ist ein Feld, und ein Feld aktualisiert sich automatisch. Also können Sie so vorgehen:

Sie basteln sich einen Schnellbaustein, der (z. B.) „pfad“ heißt, tippen in einem beliebigen Dokument pfad gefolgt von Taste F3 – und schon ist der Baustein da und zeigt die aktuellen Dateipfad-Infos dieses Dokuments. Weiterlesen…

Im vorigen Monat haben wir Makros in Word vorgestellt – nun geht es weiter mit Excel. Dort ist die Makro-Aufzeichnung so einfach wie in Word – nur die Makroverwaltung ist etwas eingeschränkter. Zum Beispiel können Sie nicht alle Tastenkombinationen wählen, und Excel sagt Ihnen nicht, ob die von Ihnen gewählte schon eine Funktion hat. Also: am besten vorher die Wunsch-Tastenkombination ausprobieren!

Ansonsten steigen Sie ein wie in Word: ggf. zuerst Menüband Entwicklertools einschalten, dann Weiterlesen…