Datenschutz im Bewerbungsprozess
In einer Bewerbung für einen neuen Job übermitteln Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten, z. B. Name und Kontaktdaten, Stationen der beruflichen Aus- und Weiterbildung und Details aus dem bisherigen Arbeitsleben (Arbeitgeber, Tätigkeiten, Arbeitsorte, Bewertung der Arbeit).
Diese weitergebenen personenbezogenen Daten sind sensibel und unterliegen damit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dazu sollten Sie folgendes wissen:
Kurz und kompakt: Ihre Rechte nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Die seit Mai 2018 geltende DSGVO stärkt als Verbraucherschutzgesetz die Rechte der einzelnen Personen, wenn es um die eigenen, also die personenbezogenen Daten geht.
In der DSGVO werden in Kapitel 3 die Rechte der Betroffenen sowie die entsprechenden Pflichten der potenziellen Arbeitgeber, bei denen Sie sich bewerben, beschrieben.
Sie haben unter anderem das Recht auf
- Auskunft, das heißt, Sie können erfragen, wie und wo Ihre Bewerbungsunterlagen gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat;
- Berichtigung, das heißt, Korrektur von Angaben in den Bewerbungsunterlagen ist möglich;
- Löschung, das heißt, Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Bewerbungsunterlagen verlangen beziehungsweise ein Löschdatum erfragen;
- Widerspruch der Datenverarbeitung, das heißt, Sie können die weitere Verwendung Ihrer Daten, zum Beispiel die Speicherung in einem Bewerberpool, bei diesem potenziellen Arbeitgeber verbieten.
Der potenzielle Arbeitgeber hat – laut DSGVO – die entsprechenden Pflichten, Ihren Anliegen nachzukommen.
Diese formalen Prozesse rund um Ihre Bewerbungsunterlagen haben nichts mit dem eigentlichen Ablauf Ihrer Bewerbung zu tun, sondern beziehen sich ausschließlich auf den Umgang mit Ihren persönlichen Daten.
Umgang mit Ihren Daten während des Bewerbungsprozesses
Noch vor einigen Jahren war der Bewerbungsprozess sehr klar und auch linear: Es gab eine Stellenanzeige in einer Zeitung oder bei der Agentur für Arbeit. Darauf hat man sich mit einer ordentlichen Papiermappe beworben und der Eingang ist bestätigt worden. Es gab eine Zusage für ein Bewerbungsgespräch oder die Mappe wurde zurückgeschickt.
Die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses hat mit der professionellen Nutzung von E-Mails in der betrieblichen Kommunikation begonnen und ist heute – mit Bewerbungsgesprächen via Videokonferenzsystemen – noch nicht zu Ende.
Bewerbungsprozesse können heute sehr unterschiedlich ablaufen, nur der Ausgangspunkt ist gleichgeblieben: Die Stellenausschreibung wird geprüft und man entscheidet sich aktiv für eine Bewerbung. Der weitere Ablauf, zum Beispiel der Versand von Bewerbungsunterlagen per E-Mail, der Upload von Lebenslauf und Zeugnissen in ein Bewerbungsportal, das Ausfüllen von Online-Formularen oder eine Videobewerbung, wird vom potenziellen Arbeitgeber vorgegeben.
Der Trend geht eindeutig hin zu Bewerbungsportalen, in denen dann ausgewählte Daten eingegeben oder Dateien hochgeladen werden. Hier hat der potenzielle Arbeitgeber gleich mehrere Vorteile:
- Die Daten der Bewerber*innen liegen in strukturierter Form vor, und es sind alle benötigten Unterlagen verfügbar. Die Bewerbungen können also einfach analysiert und miteinander verglichen werden. Das vereinfacht den Auswahlprozess deutlich.
- Die Daten der Bewerber*innen liegen an einer eindeutig definierten Stelle, der Eingang der Daten ist klar belegt und der betriebsinterne Zugriff auf diese Daten ist ebenfalls geregelt. Damit sind die Pflichten eines potenziellen Arbeitgebers nach der DSGVO ebenfalls abgedeckt. Die Rechte der Bewerber*innen können gewahrt werden.
- Während des Bewerbungsprozesses stehen so die Daten für die Interviewer*innen und Entscheider*innen digital zur Verfügung. Diese können jederzeit darauf zugreifen.
- Nach der Besetzung der Stelle kann ebenfalls eindeutig mit den Daten umgegangen werden. So werden alle Bewerbungen zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. sechs Wochen nach Besetzung der Stelle) gelöscht oder mit Ihrer Erlaubnis weiter gespeichert für spätere Stellenausschreibungen.
Fünf Qualitätskriterien für Datenschutz in Bewerbungsportalen
Bewerbungsportal ist nicht gleich Bewerbungsportal. Neben einer verständlichen Führung für Benutzer*innen sollten folgende Qualitätskriterien für Datenschutz erfüllt werden:
- Die Datenschutzinformationen sind von jeder Seite des Bewerbungsportals und auch während der einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses erreichbar.
- Die Datenschutzinformationen sind in verständlicher Sprache abgefasst und die wesentlichen Informationen (unter anderem Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung) sind gut zu finden.
- Der physische Speicherort Ihrer Bewerbung wird genannt und befindet sich innerhalb des Wirkungsgebiets der DSGVO, also in der Europäischen Union oder in Gebieten, die Datenschutzverträge mit der Europäischen Union haben.
- Die geplante Weitergabe Ihrer Bewerbung wird genannt und kann von Ihnen nochmals separat bestätigt oder abgelehnt werden.
- Die Dauer der Datenspeicherung wird genannt und kann von Ihnen geändert werden.
Dieser Tipp des Monats ist aus dem Beitrag „Umgang mit den eigenen Daten im Bewerbungsprozess“ aus der Broschüre „Perspektive Wiedereinstieg – Potenziale erschließen: Abschlussveröffentlichung“.
Weitere Themen rund um den beruflichen (Wieder)Einstieg finden Sie auch unter https://www.fcs-m.de/kurse/zurueck-in-den-beruf/