Tipps und Tricks

Dateien senden – schlank und elegant

Große Bilder, große oder schützenswerte Dokumente schicken Sie bitte nicht per E-Mail. Sind die Dateien zu groß, könnte ein Empfangspostfach „überlaufen“ und die Nachricht abweisen oder der Empfang auf dem Smartphone in Probleme geraten, sind personenbezogene Daten oder Passwörter in einer E-Mail, so könnte sie wer-auch-immer lesen.

Die Lösung: Speichern Sie die Datei auf Ihrem OneDrive-Laufwerk, also in der Cloud, und verschicken Sie nur den Link.

Ihr OneDrive-Laufwerk aktivieren Sie mit einer E-Mail-Adresse. Dann ist es in Ihrem System eingebunden wie ein Ordner Ihrer Festplatte. Alternativ könen Sie OneDrive auch im Browser nutzen.

Ach – Fragen zu OneDrive? Dann schauen Sie mal unter unseren Kursen zu OneDrive nach.

Zurück zum Thema. Ist die Datei bzw. der Ordner, die/der freigegeben werden soll, hier gespeichert, dann muss Datei bzw. Ordner mit der rechten Maustaste angeklickt werden, so dass Sie im Kontextmenü den Punkt Teilen finden. Der führt zu einem Fenster der folgenden Art:

 

(Achtung, es gibt Unterschiede zwischen privatem und Business-OneDrive. Bitte vergleichen Sie genau und suchen Sie die relevanten Optionszeilen!)

 

Welche Einschränkungen die Adressat*innen beachten müssen, legen Sie fest, wenn Sie auf den Pfeil neben „Jeder mit dem Link …“ klicken:

 

 

 

 

 

 

 

 

In diesem Beispiel ist das Bearbeiten deaktiviert, der Zugang zum Link auf die Zeit bis 30.4.2021 eingeschränkt und ein Passwort gesetzt. Achtung: Das Passwort muss auf anderem Wege zwischen Ihnen und den Adressat*innen abgesprochen sein. Klicken Sie zuletzt auf Übernehmen. Dann sind Sie im Teilen-Fenster zurück.

Jetzt haben Sie mehrere Möglichkeiten:

(a) Wenn Sie einfach „Link kopieren“ wählen, so haben Sie einen OneDrive-Link in der Zwischenablage, den Sie in einer E-Mail (Strg V) einfügen können wie hier:

Bitte beachten Sie, dass Sie auf das Ablaufdatum hinweisen sollten.

(b) Wenn Sie den kompletten Versand über das Teilen-Fenster abwickeln wollen, gehen Sie vor wie folgt:

 

Unter „An“ können Sie wie im E-Mail-Programm Adressen eingeben, unter „Nachricht“ einen E-Mail-Text hinzufügen. Der Datenschutz bleibt auch bei mehreren Adressat*innen gewährleistet, da pro Empfänger*in eine eigene E-Mail erzeugt wird. Beispiel:

Zuletzt klicken Sie auf Senden, und die Empfänger*innen erhalten eine E-Mail mit dem Inhalt:

Der Link, den Sie mit Variante (a) verschicken bzw. der mit dem Dateinamen verdeckte Link in Variante (b) kann von Empfänger*innen angeklickt werden, das Passwort wird ggf. abgefragt, die Grafik steht zum lokalen Speichern für die Empfänger*innen zur Verfügung.